Administrative Assistant - مسؤول اداري لشؤون ضمان الجودة وتطوير التعليم
AIU -
Alamein, MatruhPosted 4 years ago97Applicants for1 open position
- 10Viewed
- 0In Consideration
- 0Not Selected
Job Details
Experience Needed:
Career Level:
Education Level:
Salary:
Job Categories:
Skills And Tools:
Job Description
مسئول إداري لشئون ضمان الجودة وتطوير التعليم
المهام:
- متابعة الأعمال الإدارية اليومية بالمكتب
- حفظ وتنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الإدارة وإعداد نظام أرشفة ورقي وإلكتروني.
- حصر الملفات المطلوبة والمسلمة من القطاعات المختلفة وعمل بيان بما لم يسلم لمخاطبة المسئولين في القطاعات المختلفة لاستكمال ملفات ضمان الجودة
- استقبال جميع الرسائل والفاكسات والإيميلات والمكالمات وعرضها على المدير في الأوقات المناسبة وتوجيه الردود للجهات المختصة
- صياغة الخطابات والمراسلات بلغة سليمة وإعداد التقارير وجداول الأعمال للاجتماعات وحضور الاجتماعات لتدوين الملاحظات والنتائج
- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية عن طريق التواصل مع كل القطاعات المختلفة في الجامعة
- العمل كحلقة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.
- المشاركة في دراسات التطوير والتنظيم والتخطيط الاستراتيجي وقياس معدلات الإنجاز في المؤشرات التعليمية المختلفة
- المشاركة في مناقشة المواضيع والمشكلات الخاصة بالجودة والتطوير
- رفع التقارير الدورية للمدير عن الحالة العامة للعمل ومعدلات الإنجاز فيما يكلف به من أعمال
- المشاركة في بعض اللجان الإدارية والفنية الخاصة بالجودة
- المشاركة في البحث عن الفرص والطرق التي تساعد على التطوير المستمر والنماء للإدارة والقيام بالدراسات التي يوجه بها المدير
- متابعة الترتيبات اللازمة لاستقبال الزوار الخارجيين من سكن وانتقالات وزيارات
- إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية تنظيم الميزانية المالية للمكتب ومتابعة تسوية السلف المالية.
- تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
- طلب احتياجات المستلزمات المكتبية الخاصة بتسيير العمل والأثاث والاحتياجات اللازمة للسلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري وتنظيم أعمال الصيانة بالمكتب
- الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتارية، وتدريب وإعداد الكوادر الجديدة ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل ومتابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل
- مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
- التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.
- ما يستجد من أعمال
Job Requirements
- بكالوريوس تجارة بتقدير جيد على الأقل
- دراسات عليا في مجال إدارة الجودة.
- السن لا يزيد عن 40 عام.
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في التعامل مع نظام الساعات المعتمدة بالجامعات.
- خبرة في تطبيق منظومة الجودة بمؤسسات التعليم العالي وخبرة في نظم الأيزو.
- خبرة في القيام بأعمال تنظيم وحفظ الوثائق والمستندات مما يسهل إسترجاعها عند الحاجة.
- خبرة في التعامل مع الحاسب الألى والبرامج الإلكترونية المنوطة بالعمل بكفاءة عالية.
- خبرة في القيام بأعمال الاتصالات والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية.
- القدرة على متابعة تنفيذ القرارات اللازمة لتسيير العملية التعليمية والإدارية.
- القدرة على إدارة الوقت وتحمل الضغوط.
