Administrative Assistant - مسؤول اداري لشؤون ضمان الجودة وتطوير التعليم

مسئول إداري لشئون ضمان الجودة وتطوير التعليم

المهام:

•   متابعة الأعمال الإدارية اليومية بالمكتب
•   حفظ وتنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الإدارة وإعداد نظام أرشفة ورقي وإلكتروني.
•     حصر الملفات المطلوبة والمسلمة من القطاعات المختلفة وعمل بيان بما لم يسلم لمخاطبة المسئولين في القطاعات المختلفة لاستكمال ملفات ضمان الجودة
•    استقبال جميع الرسائل والفاكسات والإيميلات والمكالمات وعرضها على المدير في الأوقات المناسبة وتوجيه الردود للجهات المختصة
•      صياغة الخطابات والمراسلات بلغة سليمة وإعداد التقارير وجداول الأعمال للاجتماعات وحضور الاجتماعات لتدوين الملاحظات والنتائج
•    متابعة تنفيذ القرارات الإدارية عن طريق التواصل مع كل القطاعات المختلفة في الجامعة
•      العمل كحلقة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.
•    المشاركة في دراسات التطوير والتنظيم والتخطيط الاستراتيجي وقياس معدلات الإنجاز في المؤشرات التعليمية المختلفة
•     المشاركة في مناقشة المواضيع والمشكلات الخاصة بالجودة والتطوير
•     رفع التقارير الدورية للمدير عن الحالة العامة للعمل ومعدلات الإنجاز فيما يكلف به من أعمال
•    المشاركة في بعض اللجان الإدارية والفنية الخاصة بالجودة
•    المشاركة في البحث عن الفرص والطرق التي تساعد على التطوير المستمر والنماء للإدارة والقيام بالدراسات التي يوجه بها المدير
•     متابعة الترتيبات اللازمة لاستقبال الزوار الخارجيين من سكن وانتقالات وزيارات
•     إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية تنظيم الميزانية المالية للمكتب ومتابعة تسوية السلف المالية.
•     تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
•    طلب احتياجات المستلزمات المكتبية الخاصة بتسيير العمل والأثاث والاحتياجات اللازمة للسلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري وتنظيم أعمال الصيانة بالمكتب
•   الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتارية، وتدريب وإعداد الكوادر الجديدة ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل ومتابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل
•    مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
•   التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.
•    ما يستجد من أعمال