Administration & Marketing Coordinator

Description: 

This role is to assist both departments (Operation and Marketing) in their tasks. 

Main Tasks: 

∙Marketing Coordination: 

1.Coordinating Marketing activities and ads with Marketing Admin 

2.Managing consumption of support ads  

3.Creation of social media accounts for agents 

4.Coordinating designs and self promotion activities for agents 

5.Sending WhatsApp broadcasts  

∙Operations Coordination: 

6.Hospitality: Meet & Greet. Answering office phone calls 

7.Email communication and follow up (soft copy clients’ agreements, referrals, trainings registration, 

client’s communication, Primary CILs, Ambassadors) 

8.Writing sales contracts  

9.Databasing and assigning Client Leads on CRM 

10.Agents Agreements and forms:  

a.Buyer kit  

b.Seller kit (hard copy and soft copy agreements) 

11.Archiving contracts and documents 

12.Reporting on Google sheets  

13.Coordinating between office whatsapp groups  

14.Data entry for primary sheets  

15.Update of primary summary PDFs 

16.Responsible for supervising on office maintenance, supplies and cleanliness 

KPIs: 

∙Meeting deadlines 

∙Fast operation 

∙Full ownership 

∙Team playing 


Work conditions and Other Benefits: 

∙10 am – 6 pm 

∙Weekends: Friday & Saturday 

∙Employment contract 

∙Medical Insurance – if available (after 6 months’ probation period) 

∙Social Insurance (after 3 months’ probation period) 

∙Mobile phone and mobile line