Job Details
Experience Needed:
Career Level:
Education Level:
Salary:
Job Categories:
Skills And Tools:
Job Description
- ادخال البوسطة اليومية للسيد المدير العام والمخاطبات والرسائل البريدية. وكل ما هو مطلوب توقيعه من السيد المدير العام (ملفات او كشوفات مصروفات)
- مسئولة عن تشغيل وغلق لافتات واضاءات الشركة يوميا.
- الرد على الهاتف الخارجي والداخلي وتحويل المكالمات واستلام وارسال الفاكسات لتسليمها للادارات المعنية بها.
- (يلزم معرفة اسم المتصل ومعرفة من المعني باتصاله بتمعن)
- استقبال عملاء الشركة والزائرين وتوجيههم للقسم المعني.
- الجرد الاسبوعي لمتطلبات البوفيه وشراء الطلبات شهريا او عند الحاجة بموجب عهدة مالية تصرف شهريا من قسم الحسابات وتسوى شهريا بموجب فواتير الشراء (الشراء يتم بمعرفةعاملي البوفيه)
- متابعة وشراء كافة احتياجات الشركة من مشتريات بموجب عروض اسعار ويتم عرضها على المدير العام لاقرارالشراء.
- متابعة شركة نباتات الزينة وحضورهم الاسبوعي وتبديل الزرع التالف.
- متابعة حضور شركة صيانة اجهزة الكمبيوتر اسبوعيا بالمقر والفروع والتبليغ بالاعطال والتأكد من تمام الصيانة ( متابعة ملف تكويد الاجهزة - ايزو) .
- المباشرة والاشراف على مكتب السيد المدير العام وجدولة مواعيده واجتماعاته الداخلية والخارجية وسفرياته.
- مسئولة عن نظام مكافحة الحريق – والنظام الصوتي بالشركة وادارته.
- الجرد الدوري الشهري للعهد المكتبية لتكليف قسم الحركة بشرائها.
- صرف العهد المكتبية للزملاء من المخازن وتوقيعهم بالاستلام.
- ( يتم التسليم والتوقيع بمكتب الشئون الادارية)
- مسئولة عن اعطال ماكينات التصوير + الاسكانر + الفاكس + الطابعات والتبليغ الفوري بمسئولي الصيانة (متابعة ادراج الورق – متابعة الحبارات وتوريدها ) ( متابعة ملف تكويد الاجهزة - ايزو) – ومتابعة حضور مهندس صيانة ماكينة التصوير الشهري وتبليغه بالاعطال.
- مسئولة عن الصيانة بصفة عامة للشركة بالمقر دون الفروع ( كل ما هو متعلق بصيانة وتصليح لممتلكات واثاثات والبنية التحتية للشركة).
- مسئولة عن متابعة شركات الانترنت والباقات بالمقر والفروع - وشحن باقات الانترنت وقيد حركة USB المملوكة للشركة.
- تسليم قسم شئون العاملين اي اقرار استلام موقع من الزملاء بشأن استلام العهد العينية.
- تجميع بيانات عملاء السيد المدير العام بكشف اكسل بعد كل معرض سياحي.
- الاتصال بالمتقدمين لوظائف بالشركة بناءا على الموعد المحدد من مدير القسم او من المدير العام الذي سيجري المقابلة.
- الجرد السنوي لممتلكات المقر والفروع بموجب لجنة جرد تشكل من بين اعضاء قسم الحسابات والشئون الادارية وقسم الشئون القانوينة. وتقيد حركة الممتلكات بين الفروع وحركة التكهين وتبلغ شهريا لقسم الشئون القانونية وقسم الحسابات
- مسئولة عن مطبوعات الشركة و مطبوعات المعارض و كروت الزملاء والتجهيز لمعارض السيد المدير العام.
- عند التعاقد مع موردين يسلم للشئون القانونية البطاقة الضريبية والسجل التجاري وشهادة ضريبة القيمة المضافة الخاصة بالمورد للمراجعة واتمام التعاقد.
Job Requirements
- يشترط اجادة اللغة الانجليزية
- حسن المظهر والخلق
- مؤهل عالي
- خبرة لا تقل على 3 سنوات في مجال السكرتارية ولا يشترط الخبرة في بعض الاعمال التي تتعلق بكيان الشركة
- الالتزام بمواعيد العمل وتحمل المسئولية
