Job Details
Experience Needed:
Career Level:
Education Level:
Salary:
Job Categories:
Skills And Tools:
Job Description
- شركة هاوس بابيلون - الشيخ زايد
- أولاً - أعمال الشئون الادارية :
- ملفات الموظفين - الإحتفاظ بملف خاص لموظفين الشركة بالفرع ، وإسكتمال الأوراق الناقصة بها بصفة دورية ، والإحتفاظ بكافة القرارات الإدارية أو أى طلبات أو مواقف مكتوبة تخص الموظف بملفــه بالتنسيق مع الموارد البشرية.
- البصمة - متابعة الحضور والإنصراف لموظفين الفرع بشكل يومى على جهاز البصمة وعمل كشف بالحضور والإنصراف جاهز لأى جهة حكومية أو غير حكومية عن عملية الحضور والإنصراف بالشركة.
- طلبات الاجازات والاضافي – استقبال وتنظيم الطلبات الرسمية اليومية لموظفي الفرع وتطبيقها وفقاً للائحة الشركة بالتنسيق مع الموارد البشرية .
- تطبيق القانون – متابعة إتباع تعليمات وقواعد قانون العمل المصري والسلامة والصحة المهنية والتعليمات الصادرة من إدارة الشركة.
- نسخة إحتياطية لمستندات ووثائق الشركة – الإحتفاظ بنسخة من مستندات وتراخيص ووثائق الشركة تكون جاهز لأى تفتيش من أى جهة حكومية.
- أى أعمال إدارية أخري – تنفيذ أى أعمال إدارية أخري يتم التكليف بها بمعرفة الادارة وفقاً لرؤية إدارة الشركة حسب المؤهلات العلمية وكذلك الخبرات التى تم اكتسابها خلال فترة العمل بالشركة أو الخبرات السابقة.
- ثانياً - الأعمال المكتبية الخدمية :
- أعمال الإتصالات الهاتفية بالمكتب.
- أعمال المراسلات الإلكترونية الخاصة بالشركة.
- أعمال الفاكسات والمرسالات الحكومية (صادر - وارد) مع متابعة وصوله إلى الإدارة المعنية والاحتفاظ بنسخة للرجوع اليه عند الحاجة.
- جميع الاعمال والمهام المكتبية الخدمية للشركة (تصوير مستندات-scaner-كتابة تقارير...غيرها) بالتنسيق مع الرئيس المباشر.
- إستلام و إرسال أى ظرف أو مستند رسمي ومُتابعته لحين وصوله إلى الجهة المعينة وفقاً للبروتوكول المُتبع.
- حفظ وتنظيم وثائق ومستندات وملفات الشركة داخل المقر وفقا للنظام المُتبع.
- أعمال صفحات التواصل الإجتماعى للشركة (فيس بوك – انستجرام – واتس) حسب التكليف لتحقيق التواصل بين الشركة والعملاء.
- ثالثـاً : إستقبال الضيوف والوافدين :
- حسن إستقبال الضيوف و الزائرين للمقر بشكل يومي وفقا للبروتوكول المُتبع.
- تجهيز لوازم الضيافة للعملاء الوافدين الي الشركة سواء من داخل أو خارج الجمهورية وإنهاء ومتابعة الأمور الضيافة بالتنسيق مع الإدارات المعنية (مبيت / حجوزات فنادق/ تذاكرطيران ..... غيرها).
- الإشراف والمتابعة على عمل البوفيه بالشركة وتوفير الإحتياجات ولوازم الضيافة.
- أى مهام أو أعمال أخري تُكلف بمعرفة الإدارة.
- رابعـأ : أعمال مالية - بنوك :
- مسئولة عن تنظيم كافة أعمال البنوك التى تُطلب من المكتب بالتنسيق مع الادارة المالية.
- استلام اشعارات البنك الخاصة بالايداعات والإعتمادات والحوالات وعمل اللازم طبقاً للنظام بالشركة.
- اجراءات التسويات الشهرية التى تُطلب لحسابات الشركة في البنوك بالتنسيق مع الادارة المالية.
- استلام النقدية والشيكات لإيداعها بحسابات الشركة لدى البنوك طبقاً لما يقضي به النظام المحاسبي .
- كل ذلك يتم وفقاً للنظام المالي والمحاسبي للشركة.
- خامساً : المُحافظة على المظهر العام لمقر الشركة:
- المحافظة على المظهر العام لمقر الشركة بشكل مُستمروتنفيذ تعليمات مجلس الإدارة فيما يخص ذلك.
- ترتيب وتحديث وتنظيم وسائل الدعايا والمُنتجات المعروضة للشركة بالتنسيق مع الإدارات المعنية ، ومتابعة الأرصدة الموجود لمواد الدعايا بالمخازن.
- الإشراف على أعمال النظافة للمقر الإداري بشكل يومى.
Job Requirements
- مؤهل عال مناسب أو ما يعادله مع الحصول على الدورات التدريبية المؤهلة.
- خبرة سابقة في العمل الإداري لدي الشركات لا تقل عن خمس سنوات.
- (متقدم تحدثا وكتابه)إجادة اللغتين العربية والانجليزية.
- اجادة التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف وبرامج الاوفيس والانترنت .