Executive Secretary

اولا - معالجة البريد

• يستلم البريد اليومي
• يفرز البريد اليومي
• يعرض البريد على المدير
• يوجه البريد حسب الاختصاص
• يصور البريد الوارد حسب الاهمية
• يوزع البريد على الاقسام المختصة
• يحفظ البريد الموجه للحفظ
• يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصار
• يرسل البريد الصادر

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

• يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
• يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
• يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
• يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص
• يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
• يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير

.ثالثا - اعداد المراسلات :

• يحرر المادة المكتوبة
• يطبع المادة المحررة
• يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة
• يصور الاوراق والمستندات المطلوبة
• يصمم النماذج المطلوبة للعمل

.رابعا - تنظيم الاجتماعات :

• يحجز قاعة الاجتماعات
• يوجه الدعوة للمشاركين
• يجهز قاعة الاجتماع
• يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع
• يعد محضر الاجتماع
• يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

يسجل بيانات الزوار
.يعرض الاجندة على المدير
.يجهز البيانات المطلوبة

.سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

• يستقبل الزوار
• .يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة
• .يقوم باستقبال كبار الضيوف

.سابعا - ترتيب السفريات:

• يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
• .يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
• .يجهز ملف السفر
• .يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
• .يلغى الزيارة حسب طلب المدير

.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

• يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
• يصنف المحفوظات .
• يرمز المحفوظات.
• يفهرس المحفوظات .
• يحفظ المحفوظات .
• يتلف المواد المحفوظة.
• يحضر الملفات عند الطلب.

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

• يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
• يطلع على ملف المتابعة يوميا.
• يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
• يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

• يؤمن المواد والمستلزمات.
• يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
• يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
• يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
• يحضر المصروفات النثرية للادارة.