Executive Secretary

Nile Trade - Sheraton, Cairo

34
Applicants for
1 open position
Experience Needed:
1 to 2 years
Career Level:
Entry Level
Job Type:
Full Time
Salary:
Confidential
Languages:
Arabic, English
Vacancies:
1 open position
About the Job

اولا - معالجة البريد

  • يستلم البريد اليومي
  • يفرز البريد اليومي
  • يعرض البريد على المدير
  • يوجه البريد حسب الاختصاص
  • يصور البريد الوارد حسب الاهمية
  • يوزع البريد على الاقسام المختصة
  • يحفظ البريد الموجه للحفظ
  • يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصار
  • يرسل البريد الصادر

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

  • يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
  • يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
  • يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
  • يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص
  • يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
  • يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير


.ثالثا - اعداد المراسلات :

  • يحرر المادة المكتوبة
  • يطبع المادة المحررة
  • يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة
  • يصور الاوراق والمستندات المطلوبة
  • يصمم النماذج المطلوبة للعمل


.رابعا - تنظيم الاجتماعات :

  • يحجز قاعة الاجتماعات
  • يوجه الدعوة للمشاركين
  • يجهز قاعة الاجتماع
  • يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع
  • يعد محضر الاجتماع
  • يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

يسجل بيانات الزوار
.يعرض الاجندة على المدير
.يجهز البيانات المطلوبة

.سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

  • يستقبل الزوار
  • .يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة
  • .يقوم باستقبال كبار الضيوف


.سابعا - ترتيب السفريات:

  • يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
  • .يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
  • .يجهز ملف السفر
  • .يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
  • .يلغى الزيارة حسب طلب المدير


.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

  • يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
  • يصنف المحفوظات .
  • يرمز المحفوظات.
  • يفهرس المحفوظات .
  • يحفظ المحفوظات .
  • يتلف المواد المحفوظة.
  • يحضر الملفات عند الطلب.


تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

  • يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
  • يطلع على ملف المتابعة يوميا.
  • يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
  • يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

  • يؤمن المواد والمستلزمات.
  • يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
  • يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
  • يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
  • يحضر المصروفات النثرية للادارة.
Job Roles: Administration
Job Requirements
  • Good English
  • Good Computer
Similar Jobs
Secretary / Office Manager New
Confidential Company - Giza
Office Administrator
Flowmoto - Cairo
Executive Secretary
Confidential Company - Cairo
See other new jobs >>
Hiring?
Signup for an employer account and Post your Jobs!