Browse Jobs
For Employers
Post JobLog inGet Started

Executive Secretary

Cairo, Egypt
Posted 1 year ago
108Applicants for1 open position
  • 0Viewed
  • 14In Consideration
  • 0Not Selected
Search other opportunities

Job Details

Experience Needed:
Career Level:
Education Level:
Salary:
Job Categories:

Skills And Tools:

Job Description

  • شركة هاوس بابيلون - الشيخ زايد 
  • أولاً - أعمال الشئون الادارية :
  • ملفات الموظفين - الإحتفاظ بملف خاص لموظفين الشركة بالفرع ، وإسكتمال الأوراق الناقصة بها بصفة دورية      ، والإحتفاظ بكافة القرارات الإدارية أو أى طلبات أو مواقف مكتوبة تخص الموظف بملفــه بالتنسيق مع الموارد البشرية.
  • البصمة - متابعة الحضور والإنصراف لموظفين الفرع بشكل يومى على جهاز البصمة وعمل كشف بالحضور والإنصراف جاهز لأى جهة حكومية أو غير حكومية عن عملية الحضور والإنصراف بالشركة.
  • طلبات الاجازات والاضافي – استقبال وتنظيم الطلبات الرسمية اليومية لموظفي الفرع وتطبيقها وفقاً للائحة الشركة بالتنسيق مع الموارد البشرية .
  • تطبيق القانون – متابعة إتباع تعليمات وقواعد قانون العمل المصري والسلامة والصحة المهنية والتعليمات الصادرة من إدارة الشركة.
  • نسخة إحتياطية لمستندات ووثائق الشركة – الإحتفاظ بنسخة من مستندات وتراخيص ووثائق الشركة تكون جاهز لأى تفتيش من أى جهة حكومية.
  • أى أعمال إدارية أخري – تنفيذ أى أعمال إدارية أخري يتم التكليف بها بمعرفة الادارة وفقاً لرؤية إدارة الشركة حسب المؤهلات العلمية وكذلك الخبرات التى تم اكتسابها خلال فترة العمل بالشركة أو الخبرات السابقة.
  • ثانياً - الأعمال المكتبية الخدمية :
  • أعمال الإتصالات الهاتفية بالمكتب.
  • أعمال المراسلات الإلكترونية الخاصة بالشركة.
  • أعمال الفاكسات والمرسالات الحكومية (صادر - وارد) مع متابعة وصوله إلى الإدارة المعنية والاحتفاظ بنسخة للرجوع اليه عند الحاجة.
  • جميع الاعمال والمهام المكتبية الخدمية للشركة (تصوير مستندات-scaner-كتابة تقارير...غيرها) بالتنسيق مع الرئيس المباشر.
  • إستلام و إرسال أى ظرف أو مستند رسمي ومُتابعته لحين وصوله إلى الجهة المعينة وفقاً للبروتوكول المُتبع.
  • حفظ وتنظيم وثائق ومستندات وملفات الشركة داخل المقر وفقا للنظام المُتبع.
  • أعمال صفحات التواصل الإجتماعى للشركة (فيس بوك – انستجرام – واتس) حسب التكليف لتحقيق التواصل بين الشركة والعملاء.
  • ثالثـاً : إستقبال الضيوف والوافدين :
  • حسن إستقبال الضيوف و الزائرين للمقر بشكل يومي وفقا للبروتوكول المُتبع.
  • تجهيز لوازم الضيافة للعملاء الوافدين الي الشركة سواء من داخل أو خارج الجمهورية وإنهاء ومتابعة الأمور الضيافة بالتنسيق مع الإدارات المعنية (مبيت / حجوزات فنادق/ تذاكرطيران ..... غيرها).
  • الإشراف والمتابعة على عمل البوفيه بالشركة وتوفير الإحتياجات ولوازم الضيافة.
  • أى مهام أو أعمال أخري تُكلف بمعرفة الإدارة.
  • رابعـأ : أعمال مالية - بنوك :
  • مسئولة عن تنظيم كافة أعمال البنوك التى تُطلب من المكتب بالتنسيق مع الادارة المالية.
  • استلام اشعارات البنك الخاصة بالايداعات والإعتمادات والحوالات وعمل اللازم طبقاً للنظام بالشركة.
  • اجراءات التسويات الشهرية التى تُطلب لحسابات الشركة في البنوك بالتنسيق مع الادارة المالية.
  • استلام النقدية والشيكات لإيداعها بحسابات الشركة لدى البنوك طبقاً لما يقضي به النظام المحاسبي .
  • كل ذلك يتم وفقاً للنظام المالي والمحاسبي للشركة. 
  • خامساً : المُحافظة على المظهر العام لمقر الشركة:
  • المحافظة على المظهر العام لمقر الشركة بشكل مُستمروتنفيذ تعليمات مجلس الإدارة فيما يخص ذلك.
  • ترتيب وتحديث وتنظيم وسائل الدعايا والمُنتجات المعروضة للشركة بالتنسيق مع الإدارات المعنية ، ومتابعة الأرصدة الموجود لمواد الدعايا بالمخازن.
  • الإشراف على أعمال النظافة للمقر الإداري بشكل يومى.

Job Requirements

  • مؤهل عال مناسب أو ما يعادله مع الحصول على الدورات التدريبية المؤهلة.
  • خبرة سابقة في العمل الإداري لدي الشركات لا تقل عن خمس سنوات.
  • (متقدم تحدثا وكتابه)إجادة اللغتين العربية والانجليزية.
  • اجادة التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف وبرامج الاوفيس والانترنت .

Featured Jobs

Similar Jobs

Search other opportunities
JobsAdministrationExecutive Secretary