Admin Assistant / Project Coordinator

Assist compound Union Head and Executive Manager in performing their jobs through daily agenda setting, prioritizing tasks, arranging and organizing meetings in addition to filing documents at the compound management office to create a suitable work environment for the Office employees. Also, Coordinating projects and initiatives that improve the services of the compound.

معاونة رئيس اتحاد الشاغلين والمدير التنفيذي للمدينة في آداء عملهم من خلال وضع الأجنده اليوميه للأعمال والتنظيم والتنسيق للأجتماعات واولويات العمل وتنظيم الملفات الخاصه بمقر الاداره لتهيئة بيئة العمل اليوميه للعاملين والعملاء. كذلك التنسيق للمشروعات والمبادرات لتحسين مستوى الخدمات بالمدينه

Role and Responsibilities:

• Handing all secretarial duties for the compound union head and the executive manager, organizing the meetings and documenting and preparing the minutes of the meeting.
• Arranging the daily agenda, appointments and meetings for both the union head and the executive manager.
• Organizing the filing of the entire office
• Following up on the implementation of the instructions issued by the Union Head and the Executive Manager and the execution through the team members.
• Preparing reports using Microsoft Office tools as per the request of the Union Head and the Executive Manager.
• Coordinating the new and existing projects of the compound, following up on their timely execution according to plans agreed upon.
• Taking notes and minutes of meeting for all the meetings held by the Executive Manager and the Union Head, in addition to issuing minutes-of-meeting to the intended stakeholders and filing them appropriately
• Preparing all data and analysis reports that help the Executive Manager and the Union Head take adequate decisions.
• Preparing the daily, weekly, and monthly reports in line with directions and according to the request of the Executive Manager and Union Head.
• Assist in preparing the financial reports for the compound that assist the Management in taking sound decisions.
• Attending all the meetings of the Advisory Committees and prepare their minutes of Meeting, securing approval and distribution. Additionally, coordinate between the committees and management.
• Provide adequate documentation, registration and filing of all documents ensuring business sustainability.
• Keeping track of Personnel files and attendance records of employees including rewards and disciplinary actions imposed, securing all approvals from the Union Head.
• Any additional tasks that may be assigned in the same context from the Executive Manager and the Union Head.

• القيام بمهام سكرتارية رئيس اتحاد الشاغلين والمدير التنفيذي للمدينه كذلك تسجيل محاضر الاجتماعات الخاصه بهم وتدوين جلسات مجلس الاداره.
• تنظيم الأجنده اليوميه والمواعيد والمقابلات والاجتماعات حسب تعليمات كل من رئيس الاتحاد والمدير التنفيذي .
• تنظيم الملفات الاداريه الخاصه بمقر ادارة المدينه.
• التنسيق والمتابعه لتنفيذ الأعمال والتعليمات الصادره من رئيس الاتاد والمدير التنفيذي للكومباوند بشكل يومي ومتابعة فريق العمل للتأكد من قيام كافة الأفراد بالخدمات المطلوبه للكومباوند وفقا للمعايير والضوابط الموضوعه لها.
• تجهيز التقارير المطلوبه من المدير التنفيذي يدويا او على الحاسب الآلي لرفعها لمجلس الادارة بما يمكن الادارة من تقديم أفضل الخدمات وبأداء متميز.
• تنسيق ومتابعة المشروعات الجديده والقائمه بالمدينه متابعه تنفيذيه وزمنيه طبقا للخطه الزمنيه الموضوعه لكل منهم وطبقا لتعليمات رئيس اتحاد الشاغلين.
• تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات لكافة الاجتماعات التي ي&